7 Jun 2015

Burroughs_adding_machine Imagen del Blog de http://radar.oreilly.com/2015/06/filing-cabinets-gaap-and-the-accountants-dilemma.html RADARLas cajas archivadoras son un modelo mental malo citaba esta semana uno de los blogs tecnológicos más influyentes al explicar las limitaciones de extrapolar la gestión tradicional de documentos en papel a la gestión de documentos y activos digitales. Nadie pone en duda esas limitaciones y sabemos que el cambio tecnológico está obligando a entender y experimentar con nuevas posibilidades que permitan ir más allá de identificar recursos, describirlos o automatizar ciertas tareas. Ahora, se debe continuar con la explotación de la información digital con un enfoque más completo y útil para sus responsables y usuarios. 

La información digital incluye descripciones en forma de metadatos que posibilitan conocer y administrar sus procesos, responsables, seguridad, acceso, historial... etc. Todos esos metadatos se ofrecen bajo sistemas de gestión documental o los más avanzados sistemas de gestión empresarial utilizando normas, estándares y esquemas concretos, lo que demuestran que nada tiene que ver el trabajo diario de estos sistemas con el modelo empleado para la gestión de "file cabinets". Pero en la actualidad se empieza a vislumbrar otras formas de obtener y gestionar metadatos. 

El tratamiento de la información está produciendo un nuevo contexto de los recursos muy diferente a los metadatos tradicionales que conocemos, se trata de obtener el "contexto del contexto". Redundancia que puede servir para explicar el potencial de la web semántica, que aunque está costando desplegarse, cada vez está más disponible para aplicaciones y usuarios.

4 Mayo 2015

imagen de preservation digitalObjetivos de este curso: analizar la problemática de la preservación digital; explicar el estado de la cuestión en políticas de preservación digital, presentando soluciones tecnológicas, riesgos y alternativas; y dar a conocer experiencias reales. La digitalización creciente de patrimonio cultural por parte de muchas instituciones de memoria (archivos, bibliotecas, museos...) y su publicación en Internet ha obligado a estas instituciones a diseñar planes de preservación que garanticen en el medio y largo plazo el acceso continuo a la información.

 

También es necesario adoptar políticas de preservación para los documentos generados por la administración electrónica, o los datos y experimentos que se generan de forma continua en centros de investigación de distinta temática. Hace falta prever la obsolescencia tecnológica, crear repositorios institucionales y desarrollar políticas activas de preservación que incluyan la normalización de formatos, procedimientos, soportes y metadatos.

17 Feb 2015

Cabina Cock Pit de Aleksander Markin. flickr

Rhandolf A Kahn dice en su blog que la información digital ya no necesita del toque maestro del artesano para ser gestionada correctamente.  El "artesano" alude a los profesionales encargados de trabajar en la gestión de documentos y contenidos, y llega a esa conclusión por su experiencia profesional: el gran volumen de información producida por las organizaciones hace inviable su trabajo por los humanos. Y se justifica: seguimos utilizando técnicas de gestión de recursos de información basadas en el análisis y clasificación, trabajos a posteriori y subjetivos, no pensados para la realidad actual.

Pero no solo consultores como Kahn ponen en duda la eficacia de los métodos de hoy en día para gestionar la información, también el trabajo coordinado por la archivera Kate Theimer "Description: Innovative Practices for Archives and Special Collections" pronostica alguna situación citando de ejemplo que los archivos australianos con los medios actuales (humanos, técnicos, y normas) pueden tardar 200 años en describir su documentación, la producida hasta hoy, o en el mejor de los casos en el 2030.

Pero entonces ¿qué se necesita?  Si en las organizaciones la información electrónica fluye pero en habitats distintos: webs, intranets, sistemas de gestión documental y otros (ERP, RMS...) y cada hábitat tiene a su vez un microclima controlado por distintos administradores que utilizan normas, metadatos, técnicas, lenguajes, sistemas...diferentes e independientes. Si todas estas diferencias no son importantes para el usuario, tampoco para los directivos, y además pueden influir negativamente en la gestión global de los recursos. Si además partimos que todo es información, independientemente de las características propias de cada recurso (documento digital vs contenido web, por ejemplo), entonces es probable que se necesiten soluciones y planes globales. 

La tendencia para los próximos años puede venir con el control total de los recursos de información a través de macroinstrumentos como la gobernanza de la información  que integran la gestión, valoración, acceso y uso de recursos de cualquier naturaleza (contenidos, datos, datasets, documentos, aplicaciones..).  Estableciendo las líneas maestras de acción para todo el conjunto de la información disponible de un organismo o entidad, desde lo más genérico (un portal) a lo más específico (una fotografía o documento confidencial), perfilando la totalidad de acciones desde la creación hasta las estrategias en materia de transparencia, acceso, conservación y difusión. Todo un reto. 

"En la Gobernanza de la información no puedes dominar, lo que no puedes clasificar"  

John Martin http://www.beyondrecognition.net

 

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