17 Feb 2015

Gestión documental, contenidos, datos... ¿hacia la gobernanza de la información?

Por Julian Moyano

Cabina Cock Pit de Aleksander Markin. flickr

Rhandolf A Kahn dice en su blog que la información digital ya no necesita del toque maestro del artesano para ser gestionada correctamente.  El "artesano" alude a los profesionales encargados de trabajar en la gestión de documentos y contenidos, y llega a esa conclusión por su experiencia profesional: el gran volumen de información producida por las organizaciones hace inviable su trabajo por los humanos. Y se justifica: seguimos utilizando técnicas de gestión de recursos de información basadas en el análisis y clasificación, trabajos a posteriori y subjetivos, no pensados para la realidad actual.

Pero no solo consultores como Kahn ponen en duda la eficacia de los métodos de hoy en día para gestionar la información, también el trabajo coordinado por la archivera Kate Theimer "Description: Innovative Practices for Archives and Special Collections" pronostica alguna situación citando de ejemplo que los archivos australianos con los medios actuales (humanos, técnicos, y normas) pueden tardar 200 años en describir su documentación, la producida hasta hoy, o en el mejor de los casos en el 2030.

Pero entonces ¿qué se necesita?  Si en las organizaciones la información electrónica fluye pero en habitats distintos: webs, intranets, sistemas de gestión documental y otros (ERP, RMS...) y cada hábitat tiene a su vez un microclima controlado por distintos administradores que utilizan normas, metadatos, técnicas, lenguajes, sistemas...diferentes e independientes. Si todas estas diferencias no son importantes para el usuario, tampoco para los directivos, y además pueden influir negativamente en la gestión global de los recursos. Si además partimos que todo es información, independientemente de las características propias de cada recurso (documento digital vs contenido web, por ejemplo), entonces es probable que se necesiten soluciones y planes globales. 

La tendencia para los próximos años puede venir con el control total de los recursos de información a través de macroinstrumentos como la gobernanza de la información  que integran la gestión, valoración, acceso y uso de recursos de cualquier naturaleza (contenidos, datos, datasets, documentos, aplicaciones..).  Estableciendo las líneas maestras de acción para todo el conjunto de la información disponible de un organismo o entidad, desde lo más genérico (un portal) a lo más específico (una fotografía o documento confidencial), perfilando la totalidad de acciones desde la creación hasta las estrategias en materia de transparencia, acceso, conservación y difusión. Todo un reto. 

"En la Gobernanza de la información no puedes dominar, lo que no puedes clasificar"  

John Martin http://www.beyondrecognition.net

 

    Gartner Research Group definió gobernanza de la información como "la especificación de los derechos de decisión y de una estructura de responsabilidades y control, con objeto de fomentar la cultura deseada para la valoración, captura, almacenamiento, uso, archivo y eliminación de la información. Ello incluye procesos, roles, estándares y medidas que aseguren el uso efectivo y eficiente de la información que permitan a una organización conseguir sus objetivos de negocio”. Esta definición no habla de documentos, contenidos, datos... la materia prima es la información, y los objetivos de estas especificaciones resultan familiares para archiveros y para otros profesionales. Pero la gobernanza de la información va más allá de generar un documento que declare intenciones en materia de información, mejor dicho, no se puede limitar a eso. La gobernanza implica un cambio y eso suele ser siempre lo más complejo.

    Retomando a Kahn y su estilo disruptivo, se incluyen algunos de sus consejos que podrían ayudar a las organizaciones a crear su propia gobernanza de la información:

    • Abandona las viejas creencias, políticas, ideas y también olvida a los agotados gestores de información.
    • Construye un equipo multidisciplinar.
    • Define la estrategia y fija objetivos para los próximos 3 años.
    • Simplifica las normas para que todas las reglas se puedan aplicar sin mucha intervención de los trabajadores.
    • Automatiza el trabajo más duro.
    • Valora: desarrolla reglas para cada fuente de información haciendo su ciclo de vida predecible.
    • Asegura que la información deje de estar disponible para los usuarios después de un par de años, sin importar el qué.
    • Aplica normas más simples a todos los entornos.
    • Y no olvides adquirir robots....

    Estos consejos son poco detallados para la ingente tarea y además tampoco deberían despreciar el trabajo desarrollado durante años por especialistas, ni prescindir de la experiencia de los artesanos. Cambiar es renovar, y no hay nada mejor que re-adaptar las herramientas utilizando tecnología.

    Si hoy en día no es viable, no quiere decir imposible, organizar y gestionar la totalidad de la información electrónica por los humanos una vez producida.... Entonces, habrá que adelantarse a esa producción, evolucionando las herramientas conocidas en auténticas máquinas de gestión de información, que sean capaces de ejecutar muchas tareas con relativo poco esfuerzo.  Y así por ejemplo, uno de los mayores cambios que podríamos lograr sería transformar los cuadros de clasificación, tan orientados a los documentos, en potentes consolas que dirijan, prevean y ejecuten acciones sobre los recursos de información de la organización. Estos cuadros de clasificación deberían evolucionar a business classifcation schemes, mapas de procesos, o mapas de información que reflejen la totalidad de la producción y disposición de información atendiendo a funciones y actividades de la organización, sin tener en cuenta su naturaleza, permitiendo ejecutar acciones sobre los recursos y sistemas bajo su dominio de manera global.

    La gobernanza de información necesitará herramientas, y sobre eso los artesanos saben un poco.